השוק הישראלי המתפתח הוא ידידותי יותר מאי-פעם לעסקים קטנים. היום, עסקים קטנים חדשים נפתחים באופן כמעט יומיומי. לרוע המזל, עסקים רבים נכשלים בגלל טעויות קטנות שניתן היה להתמודד איתן בקלות, אם קצת יותר מחשבה הייתה מושקעת בניהול החשבונות של העסק. תפסנו את מני מילשטיין בעלים של מערכת ניהול החשבונות האינטרנטית, והוא נתן לנו כמה עצות לגבי ניהול חשבונות, שכל בעל עסק בישראל צריך לאמץ.
ייעול הגבייה
"אחת הבעיות הגדולות של עסקים קטנים היא גבייה", מסביר מני. הוא מתאר בעיה מוכרת לכל בעל עסק: "אתה מוציא חשבוניות ושולח ללקוח, ואז מחכה שהוא ישלם וזה מתעכב, ופתאום אתה בצרות". במקרים רבים, דבר זה יוצר מראית עין של הצלחה, כשלמעשה העסק בצרות בגלל שהלקוחות לא משלמים בזמן העסק נכנס לחובות, לא מסוגל לשלם לספקים ולעובדים, על החובות נצברת ריבית והעסק מפסיד הרבה מאוד כסף ואף עלול להסגר.
כדי לפתור את זה, מני ממליץ לעבור לגבייה אוטומטית: "כשהופכים את תהליך הגביה לאוטומטי, אז הבעיות האלו נעלמות לגמרי הכסף מגיע כשצריך, ופתאום הכסף מפסיק להיות תיאורטי. זה מדהים כמה עסקים 'עשירים' יש, כאשר בפועל הם לא מצליחים לגמור את החודש".
ניהול תזרים
בעיה נוספת היא ניהול נכון של תזרים המזומנים. "מנהלים רבים לא עוקבים אחרי התזרים כהלכה, ואז מאבדים קשר עם המציאות הפיננסית שלהם.", מסביר לנו מני. זה מייצר הרבה מאוד בעיות, ויכול לגרום להרבה מבוכה מול ספקים, עיכובים בתשלום, חובות מיותרים ועוד. "ראינו כבר בעבר מקרים שבהם לא היה מקום בתקציב החודשי להוצאה חשובה, ואז עסקה שתלויה בהוצאה הזו בסכנת נפילה, מה שמוביל עסקים ללוות כספים בפזיזות,פוגע במוניטין של העסקים האלה והם מתחילים להשתעבד לתקציב במקום להפעיל את התקציב לטובתם זה מאוד חשוב לשים לב לנושא הזה".
כדי לנהל את תזרים המזומנים אתם צריכים לעקוב אחרי כל שקל שנכנס ויוצא מהעסק, ולדעת בדיוק מה נשאר. ישנן מספר גדול של תוכנות לניהול חשבונות, וכדאי מאוד לבחור באחת שמציעה פיתרון היקפי שיודע לתת מענה לניהול תזרים, שכולל הוצאות והכנסות.
"הנהלת חשבונות וניהול תזרים מזומנים זו תורה", מני מסביר, "כל עסק מתנהל בצורה אחרת, אבל מה שבטוח זה שככל שלעסק יש יותר כלים שמסייעים בניהול שלו ככה הניהול שלו יותר שקוף וברור".
הנהלת חשבונות בענן
כדי לסייע לעסקים קטנים, מני ממליץ לכל עסק קטן לעבור להשתמש במערכת ענן לניהול חשבונות. "עם הטכנולוגיה של היום, אפשר לייעל הרבה מאוד מהתהליכים הקטנים של ניהול חשבונות. הרבה לקוחות לא יודעים את זה, ונשארים עם הקלסרים וארונות התיוק, ואז כשהם צריכים למצוא חשבונית כלשהי או לדעת מה מצב תזרים המזומנים שלהם הם צריכים להתחיל לחטט בארונות ולבזבז על זה זמן יקר. מעבר לזה קל הרבה יותר לתייק הוצאות - פתאום זה נושה בשניה מהאייפון, ולא צריך לזכור לתייק כשחוזרים למשרד".
כל המידע זמין מיד ובקלות, והמערכת האוטומטית מתעדכנת בצורה קבועה, דבר שמספק ללקוחות עוד אפשרויות ומבטיח שהיא מעודכנת לפי הוראות החוק.
ניהול חשבונות במאה ה-21
הטיפים האלו עלולים להישמע לכם מובנים מאליהם, אבל עסקים רבים נכשלו בדיוק בגלל הדברים הקטנים האלו. עם קצת יותר תשומת לב לפרטים הקטנים הללו, הרבה מאוד עסקים בישראל היו נמנעים מכשלון כלכלי. אם גם אתם בעלי עסקים קטנים, יהיה זה רעיון טוב להשמע לנסיונו העשיר של מני מילשטיין; בדרך זו, תוכלו גם אתם לייעל את הצורה בה אתם מנהלים את העסק שלכם בעלות מינימלית.
מני מילשטיין הינו הבעלים של מערכת icount להנהלת חשבונות באינטרנט.