המדריך לניהול פנקסי חשבונות

הידעתם כי כל עוסק מחויב לנהל פנקסי חשבונות? מהם הסנקציות במקרה שלא ניהלתם ספר חשבונות שכזה? כמה זמן יש צורך לשמור את מערכת החשבונות?

איש מול מחשב, אוקטובר 2011 (ShutterStock)
מספר מסמכי חשבונות שעליכם לנהל ולשמור (צילום: shutterstock)

כל עוסק, למעט עוסק שרישומו בעסקת אקראי לפי תקנה 15א לחוק מע"מ, מחויב לנהל ספרי חשבונות. הוראות ניהול פנקסי חשבונות קובעות כללים לניהול מערכת חשבונות בספרי העסק. הוראות אלו מפרטות באופן ברור אילו רישומים חייב העוסק לנהל בהתאם לאופי העסק והיקף פעילותו.
כל עוסק מחויב לנהל את ספריו בהתאם לתוספת אליה הוא משתייך לפי הוראות ניהול ספרים, כמובן בהתייחס להיקף מחזור עסקו ומספר עובדים אשר מועסקים על ידו.

להוראות מצורפות 16 תוספות (א'-טז') שמבחינות בין סוגי העוסקים והעסקים ומבהירות אילו סוג ספרים חייב כל עוסק לנהל. עוסק שעסקו או חלק מעסקו הינו מתן שירות לעסק אחר או לצרכן ואשר לא חלה עליו תוספת אחרת משאר התוספות (א'-טז') יכלל בתוספת י"א – ניהול פנקסי חשבונות על ידי נותני שירותים ואחרים.

חשוב להדגיש כי כל חריגה מהוראות אלה אפשרית רק באישור בכתב מפקיד השומה. ישנם מספר מסמכי חשבונות שעליכם לנהל ולשמור אפילו אם אתם בעלי עסקים קטנים.

קבלה - קבלה הינה מסמך המעיד על עצם קבלת תקבול.
הוראות ניהול ספרים קובעות שיש חובה להוציא את הקבלה מיד עם קבלת התמורה, או ברגע שנודע לכם עליה לראשונה כמו במקרה של העברה בנקאית. אי רישום תקבול במועד יביא לפסילת ספרי החשבונות שלכם.

שימו לב, גם אם קיבלתם תקבול בתצורת צ'ק דחוי או תשלום בכרטיס אשראי דחוי/קרדיט הנכם מחויבים להוציא קבלה.

חשבונית עסקה - חשבונית עסקה היא מעין דרישת תשלום לגבי הסכום שהנכם דורשים בעקבות השירות או המכר. חשבונית זו מקובלת אצל בעלי מקצועות חופשיים, אשר מנפיקים את חשבונית המס רק בעת פרעון התקבול - מזומן או פירעון שיק.

חשבונית מס - מסמך המעיד על ביצוע עסקה רק עוסקים מורשים או חברות מוציאים חשבונית מס ולא עוסקים פטורים.
חשבונית המס הינה אחד מהמסמכים החשובים ביותר מאחר ועל פיה תיקבע הכנסתכם החייבת.

תיעוד חוץ - תיעוד החוץ הוא כל המסמכים שקשורים לניהול העסק שלך. חשבוניות מספקים, חשבונות חשמל, טלפון ארנונה וכן הוצאות שהוצאו לצורך ייצור הכנסה.

מסמכי חשבונות נוספים

מעבר לחשבונית והקבלה ישנם מסמכי חשבונות נוספים שעליכם לנהל על פי סוג העסק שלך.

ספר הזמנות - שובר הזמנה מופק בעת קבלת הזמנת סחורה או שירות מהלקוח, ומהווה מעין הסכם בין הצדדים לקיום העסקה. ספר הזמנות יהיה בספר כרוך ממוספר במספרים עוקבים, ויכללו בו הפרטים הבאים: תאריך ההזמנה, פרטי הלקוח ותיאור הטובין/שירות המוזמן מהלקוח.

תעודת משלוח - תעודת משלוח מקובלת אצל בלי עסקים העוסקים במכר ומעבירים סחורה ממקום למקום. בתעודת משלוח יש לרשום את סוג הסחורה המועברת, ואת השעה שבה היא יצאה מן המפעל. תעודת המשלוח נמצאת אצל הנהג המוביל, והוא מחתים את הלקוח על העתק בעת מסירתה.

ספרים נוספים - חשוב לזכור שישנם ספרים נוספים שכל בעל עסק חייב לנהל על פי סוג העסק והתוספת אליה הוא שייך. כגון: ספר כניסת טובין, ספר תקבולים ותשלומים, ספר פדיון יומי, ספר לקוחות, ספר תנועת מלאי, ספר המחאות, חשבון עבודה, ספר תלמידים, ספר רכב, ספר אורחים, יומן עבודה למוסך, ספר הובלות והסעות, ספר עסקאות, ספר המשק, יומן רופא ועוד.

ניהול פנקסי חשבונות נועד בראש ובראשונה לאפשר ביקורת יעילה, מהירה וקלה על חשבונותיו של העסק, במטרה לסייע לרשויות המס בקביעת חבות המס האמיתית של העסק.
חשוב להבין כי אי ניהול ספרים עלול להעמיד את החייב במס בפני פסילת ספרים וגם בפני סנקציות פליליות.

כמו כן, על פי סעיף 25(ג) להוראות יש לשמור את מערכת החשבונות: "במשך שבע שנים מתום שנת המס שאליה היא מתייחסת או במשך שש שנים מיום הגשת הדוח על ההכנסה לאותה שנת מס, הכל לפי המאוחר".

אי לכך, כדי לדעת אלו ספרים כל עוסק מחויב לנהל בהתאם לאופי העסק שלו, היקף, כמות העובדים ומחזור ניתן ואף מומלץ מאוד לפנות ליועץ מס חבר לשכת יועצי המס אשר מתעדכן באופן שוטף בספרים השונים אשר ינחה אתכם במדויק אילו ספרים חובה לנהל ואילו ספרים רשות.

מצב שכזה יעמיד אתכם, בעלי העסקים, באור שונה לחלוטין מול רשויות המס וימנע מכם את אי הנעימויות והסנקציות הנלוות במקרה של ביקורת ניהול ספרים.