לנהל חברים – משימה בלתי אפשרית?

עד לא מזמן יצאתם לפאב עם חבריכם מהעבודה כדי לנקות את הראש, ביליתם יחד ואפילו פה ושם צחקתם על המנהלים שלכם. והנה, התמניתם להיות מנהלים בארגון וכיום אתם מנהלים את אלו שהיו חברים שלכם בצוות לפני רגע. איך עושים את המעבר מחבר טוב למנהל טוב כשחלקם עדיין רואים בכם 'חבר' ופחות 'מנהל'?

בסוגיה זו נתקלים מנהלים צעירים וחדשים רבים לאחר שהתמנו לתפקיד והיא מבלבלת מאוד. קשה מאוד למנהלים חדשים לעשות את ההפרדה, להטיל משימות על החברים, לבוא בדרישות, למצב עצמם בצורה נכונה כמנהלים. מצד אחד הם מחויבים בתפקידם החדש לביצועים ולתוצאות ונמדדים בעיני ההנהלה הבכירה, מצד שני היחסים עם חבריהם מציבים בפניהם דילמות לא פשוטות ומציפים רגשות. המנהל החדש רוצה לנהל בהצלחה ובה בעת רוצה גם לשמור על מערכת יחסיו עם חבריו. ההתמודדות אינה פשוטה. טלי פלד, מומחית בתחום פיתוח מנהלים חדשים בתפקידי ניהול ראשונים, מסבירה כיצד לעשות זאת נכון.

אז מה עושים?

נתחיל בכך שיש להציב גבולות ברורים, שכן החברים בודקים כל העת את הגבול, והמשמעות הראשונה היא: מעתה אני מנהל. זה אומר שבמהלך שעות העבודה אני מתנהג כמנהל (נותן משימות, מזמן לפגישות ועוד) ועליכם להתאים עצמכם למעמדי החדש. לאחר שעות העבודה – אפשר להתנהל בצורה חברית, אך גם אז, עלי לזכור שאני מייצג את ההנהלה ולכן ישנם נושאים שלא אדבר עליהם, לא אפרט, לא אדבר על מנהלים אחרים שהם כיום קולגות שלי (לא אכנס לרכילות) וכו'. נמשיך בכך שמעכשיו אני מציב להם יעדים, מבהיר לכל אחד את הציפיות שלי מעבודתו וחש בנוח לבוא בדרישות.

מעבר לתפקיד ניהולי בו אנו מנהלים חברים, מחייב אתכם להשאיר את ה'סחבקיות' בצד, להתנהל כפי שמצופה ממנהל המייצג את הנהלת החברה, להצעיד את הצוות קדימה לעמידה ביעדים תוך התנהלות אסרטיבית מבלי לאבד את הפן האנושי בניהול. כמנהלים, עליכם להיות ממוקדים במטרות החברה/המחלקה שכן עליכם לעמוד בציפיות הממונים עליכם ולהביא לתוצאות. המשמעות מעבר להצבת היעדים היא פיקוח על האנשים והמשימות שלהם והובלת הצוות. היתרון שיש לכם הוא בהיכרותכם את החברים שלכם – דבר המאפשר לכם לדעת את החוזקות של כל אחד, את המניעים והעניין שלהם בעבודה, ועובדה זו תאפשר לכם לנהל אותם בחוכמה.

להלן מקצת מהטעויות שעושים מנהלים חדשים המתמודדים עם ניהול חברים:

* הם מנסים להישאר חלק מהצוות כשלמעשה הם כבר אינם חברי צוות.
* הם מתלוצצים עם חברי הצוות על מנהלים אחרים שהם בעצם הקולגות שלהם כרגע.
* הם מאמצים גישה 'סחבקית' שמטשטשת גבולות ומאפשרת לחברים 'לנצל' את החברות (במשימות, ביעדים, בביצועים, בלוחות זמנים, בהיעדרויות ועוד).
* הם נמנעים מפיקוח על הביצועים של חבריהם וממתן הערות בשל החברות.
* הם מנסים (יותר מבעבר) להיות ידידותיים כלפי החברים על מנת שיזכו לשיתוף פעולה ובכך רק מערימים קשיים על הסטטוס החדש שלהם.
* הם נמנעים מקבלת החלטות שפוגעת בחבריהם על מנת להיות נאמנים לחברים ובכך משדרים להנהלה חולשה, חוסר אסרטיביות וחוסר נאמנות.

ריכזתי עבורכם חמישה טיפים מרכזיים לניהול חברים:

1. ביסוס הסמכות - הפגינו התנהלות סמכותית כלפי החברים (שהיום הם כפיפים) והציבו גבולות ברורים על מנת שהחברות לא תפרוץ את הגבולות ויהיה ברור לכל אחד מה הציפיות ממנו. הדרך הטובה לעשות זאת היא על ידי פגישות אישיות עם חברי הצוות וכן על ידי קיום ישיבות קבועות בהן אתם מנהלים את הישיבה והנושאים ומחלקים משימות.

2. הצבת גבולות - נהלו שיחות אישיות עם כל אחד מחברי הצוות ותאמו ציפיות בשל המעבר שלכם לתפקיד ניהולי. עדכנו על ציפיות ההנהלה מכם, העבירו מסר המבהיר כי בשעות העבודה אתם מצפים ליחסי מנהל-עובד ורק בשעות שלאחר מכן אתם יכולים להתנהל כחברים. הסבירו שהחברות חשובה לכם ושתוכלו לשמור עליה רק אם תקפידו על הגבולות. החברים שלכם יקבלו, ברובם, את הגישה הישירה, יעריכו אותה וישתפו פעולה. אלו שלא – כמנהלים תבינו במשך הזמן שלעתים אין מנוס מלהיפרד מחברים.

3. הסכמה על יעדים - הציבו מטרות ויעדים ברורים לכל אחד מחברי הצוות, כולל לוחות זמנים ותפוקות מצופות על מנת להיות ברורים באשר למה שמצופה מהם ועל מנת שלא יוכלו 'למשוך' את הזמן ויהיו מחויבים לביצוע.

4. התמודדות עם חבר מאוכזב – ייתכן שהעדיפו למנות אתכם ולא חבר צוות מוכשר אחר ששאף מאוד למינוי. סיטואציה רגשית זו עלולה לחבל ביחסי העבודה שלכם איתו ועל כן גלו רגישות ושוחחו עימו: הבהירו לו את חשיבותו לצוות, את ההערכה שאתם רוחשים לו, את העובדה שעוד תהיינה לו הזדמנויות לקידום וכן את האמון שאתם נותנים ליכולותיו המקצועיות ואפשרו לו להסתגל לאט לסיטואציה החדשה תוך פעילות משותפת שלכם.

5. קבלת החלטות מושכלת – קבלו החלטות בהתאם ליעדים ולאופי ההתקדמות ואל תערבבו רגשות עם שיקולים מקצועיים. הדבר כולל כמובן: משוב ענייני ומקצועי (ולא חברי), בקרה על ביצועים וגם פיטורין במידת הצורך.

טלי פלד היא מאמנת מנהלים, המתמחה באימון אישי וקבוצתי למנהלים חדשים/צעירים. בנוסף, היא מעבירה סדנאות והרצאות לקהל הרחב, חברות וארגונים.